Le fonctionnement

  : Les fonctionnalités


Le management de l'information et de la décision :

 centralise toute l’information relative à l’évaluation des tiers : ses réponses, ses pièces justificatives, les échanges de mails entre les différentes parties et les décisions de valider ou de rejeter un tiers. L’historique des actions qui ont conduit à la décision est donc conservé.

Le responsable de la conformité dispose d’un tableau de bord sur toutes les évaluations en cours dans l’entreprise et d’un espace où des évaluations externes (bases de données, open sources, analyse d’intelligence économique) de tiers peuvent être jointes pour documenter la prise de décision.

En cas de désaccord entre l’évaluateur opérationnel et le responsable de la conformité sur la validation d’un tiers, le worflow permet au responsable de la conformité de faire arbitrer la décision par l’instance dirigeante.

Les informations relatives à l’évaluation du tiers sont exportables sur PDF

Une alerte est générée lorsque l’évaluation doit être à nouveau réalisée selon un calendrier pré défini.

Faciliter les réponses du tiers :

dispose de fonctionnalités pour faciliter les réponses du tiers

Les questionnaires sont adaptés à sa situation juridique : personne morale ou personne physique.

L’application et les questionnaires sont disponibles en français, anglais, espagnol, italien, portugais et peuvent être utilisées dans ces langues. Des bulles d’aide apportent des explications.

Des liens permettent au tiers de vérifier les informations données (exemple : consultation de l’index Transparency International), des photos de documents demandés permettent au tiers de vérifier la conformité des documents à joindre.

Le tiers a la faculté d’adresser en interne des blocs du questionnaire selon leur nature (juridique, financier, gouvernance) afin de faciliter le recueil d’informations.

La sécurité de traitement :

Sécurité et protection des données personnelles

  • est hébergé sur cloud dont les serveurs sont en France. L’historique des actions qui ont conduit à la décision est conservé et consultable à tout moment.
  • Chaque client dispose d’un serveur dédié (offre monolocataire) qui renforce la sécurité des données et la capacité d’adapter l’outil à ses besoins.
  • Les données personnelles recueillies sont traitées en conformité avec le RGPD.

  : Le fonctionnement


Le responsable de conformité, en qualité d’administrateur, autorise des évaluateurs qui sont en relation avec les tiers à procéder à une évaluation.

L’évaluateur adresse au tiers une invitation à se connecter à  pour répondre à un questionnaire en ligne dans un délai déterminé.

Le tiers soumet le questionnaire renseigné.  propose une cotation des réponses et, le cas échéant, des alertes.

Au regard du score obtenu, l’évaluateur peut valider ou rejeter un tiers seul ou sous contrôle du responsable de la conformité en cas de score insuffisant ou de présence d’alertes. Le recours à une investigation externe (exemple base de données) est ainsi réduit à des cas spécifiques.