Le fonctionnement
: Les fonctionnalités
MANAGER L’INFORMATION ET LA DÉCISION
centralise toute l’information relative à l’évaluation des tiers : les réponses au questionnaire et ses pièces justificatives, le résultat de l’interrogation des bases de données, les décisions de valider ou de rejeter un tiers. L’historique des actions qui ont conduit à la décision est donc conservé.
Le responsable de la conformité dispose d’un tableau de bord sur toutes les évaluations en cours dans l’entreprise.
Les informations relatives à l’évaluation du tiers sont exportables sur PDF.
Une alerte est générée lorsque l’évaluation doit être à nouveau réalisée selon un calendrier prédéfini ou si le statut des informations sur base de données est modifié.
FACILITER LES RÉPONSES DU TIERS
dispose de fonctionnalités pour faciliter les réponses du tiers.
Les questionnaires sont adaptés à sa nature juridique: personne morale ou personne physique, associations fondations.
Les questionnaires sont proposés en français, anglais, italien, espagnol, portugais.
Des liens permettent au tiers de vérifier les informations données (exemple : consultation de l’index Transparency International), des photos de documents demandés permettent au tiers de vérifier la conformité des documents à joindre.
Le tiers a la faculté d’adresser en interne des blocs du questionnaire selon leur nature (juridique, financier, gouvernance) afin de faciliter le recueil d’informations.
La sécurité de traitement :
Sécurité et protection des données personnelles
- est doublement hébergé par OVH et SCALEWAY dont les serveurs sont situés sur le territoire de l’Union Européenne.
- Chaque client dispose d’un serveur dédié (offre monolocataire) qui renforce la sécurité des données et la capacité d’adapter l’outil à ses besoins.
- Les données personnelles recueillies sont traitées en conformité avec le RGPD.
: Le fonctionnement
Le responsable de conformité, en qualité d’administrateur, autorise des évaluateurs qui sont en relation avec les tiers à procéder à une évaluation.
L’évaluateur adresse au tiers une invitation à se connecter à pour répondre à un questionnaire en ligne dans un délai déterminé.
Le tiers soumet le questionnaire renseigné. propose une cotation des réponses et, le cas échéant, des alertes.
Au regard du score obtenu, l’évaluateur peut valider ou rejeter un tiers seul ou sous contrôle du responsable de la conformité en cas de score insuffisant ou de présence d’alertes. Le recours à une investigation externe (exemple base de données) est ainsi réduit à des cas spécifiques.
: Comment ça marche?
